La communication est une des premières compétences que l’on acquit. Pourtant, c’est une des compétences les plus complexes et difficiles à maîtriser. Et exige que l’on réapprenne continuellement les bases. Autant sur le plan personnel qu’au travail.
Pour les leaders, la communication s’avère leur véritable levier. Que ce soit pour rallier l’équipe autour d’une vision. Donner de l’autonomie. Installer la confiance. Mener à bien des changements organisationnels. Donc, elle est non seulement essentielle pour le bon déroulement des opérations quotidiennes. Mais aussi primordiale pour favoriser la cohésion, l’engagement et la résilience au sein de l’équipe.
Mais voilà, notre capacité à bien communiquer est loin d’être constante. Elle varie avec la fatigue, la charge mentale, les dossiers qui s’accumulent. Ou les événements qui ont précédé la discussion, les non-dits, nos interprétations (parfois erronées) de ce que l’autre dit… ou voulait dire. Pas étonnant que les pistes se brouillent vite. Et que les malentendus, réactions à chaud ou courriels envoyés trop rapidement viennent compliquer les choses. Alors, comment garder des conversations saines et constructives même quand tout le monde est fatigué, pressé ou stressé? En revenant à quelques gestes simples. En simplifiant la communication et en se redonnant des repères concrets pour mieux communiquer en équipe.
Trois facteurs qui brouillent la communication
On les voit venir, ces périodes critiques de l’année où le stress prend le dessus dans l’équipe. Et où les tensions se font sentir. Les mêmes facteurs de risque reviennent, d’une organisation à l’autre. En voici trois qui jouent un rôle majeur.
La fatigue cognitive : On le sait, la fatigue est un des premiers facteurs de risque en matière de communication. Ainsi, quand le cerveau est épuisé, l’attention disponible chute. Donc, pour économiser de l’énergie, on lit les courriels en diagonale, on « lit entre les lignes » et on répond trop vite. La marge de manœuvre pour la nuance se rétrécit. Et c’est là que les incompréhensions s’installent. D’où l’importance de planifier ces périodes à l’avance et de se donner, en équipe, des moyens pour faire baisser la température. Marches dehors, moments de pause, un peu plus de télétravail pour éviter les embouteillages… Les options sont nombreuses pour soutenir l’énergie de l’équipe. Surtout en période de fatigue intense.
La compression du temps: Lorsque les échéances se bousculent, on a tendance à couper dans ce qui semble accessoire. Comme les réunions de mise au point ou les conversations légères. Ainsi, sur le moment, on a l’impression de gagner du temps. Mais on en perd ensuite à rattraper les malentendus. C’est précisément dans ces périodes qu’il devient crucial de prendre le pouls de son équipe. Et de vérifier que les messages sont compris.
Les enjeux relationnels : Nous avons tous nos couleurs, nos préférences, nos réflexes de communication. Et elles teintent la façon dont nous parlons et dont nous nous comprenons. Reconnaître ces différences, les nommer et chercher à comprendre l’autre plutôt que de juger la forme de son message. C’est ce qui permet d’avancer ensemble. Donc, quand on parvient à aller au-delà des apparences et à décoder l’intention réelle derrière un propos, on déjoue une grande partie des conflits.
C’est d’ailleurs tout l’intérêt de mieux connaître les profils de son équipe (par exemple avec les couleurs Insights). Plus on met des mots sur nos différences, plus on peut transformer ces différences en force collective. Plutôt qu’en source de malentendus.
Les symptômes des ruptures de communication dans l’équipe
Concrètement, à quoi ressemble une communication qui commence à vaciller au sein d’une équipe? Un premier signe, c’est lorsque l’information a de la difficulté à circuler. En réunion, tout le monde parle, mais peu de personnes prennent le temps de poser des questions ou de vérifier si elles ont bien compris. Les membres de l’équipe sont présents. Sans être vraiment engagés. On ressort avec l’impression d’avoir « fait le point ». Mais, en réalité, la rupture de communication est déjà en train de se produire.
Un autre symptôme, très courant aujourd’hui, se retrouve dans les petits moments d’agressivité. Ou de silence sur les outils de communication comme Slack ou Teams. Un message sec, aucune réponse à une question. Et, avec la distance physique, ces petits irritants prennent rapidement de l’ampleur. Il devient alors crucial de rester vigilant et, en cas de tension, de privilégier une discussion en personne. Car si ces outils peuvent nous rendre plus productifs, ils laissent aussi beaucoup de place à l’interprétation.
Enfin, l’évitement est un signal rouge. Se dire « on se parlera après les Fêtes ». Ou « on va laisser passer la tempête » peut sembler apaisant sur le moment. Mais en réalité, les irritants s’accumulent et la pression monte. Oui, la communication demande de l’énergie, surtout dans les périodes de rush. Mais c’est précisément parce qu’elle est centrale à la santé du groupe qu’il est primordial d’y consacrer du temps. Même quand on a l’impression de ne pas en avoir. Ce temps investi maintenant, on le récupère ensuite en évitant les conflits, les non-dits et les réparations beaucoup plus coûteuses.
Un repère simple pour faciliter la communication
Connaissez-vous Mel Robbins? Cette coach américaine, devenue très populaire ces dernières années, anime un podcast dans lequel elle reçoit des spécialistes de tous horizons. Dans un de ces épisodes, elle discute avec la professeure Alison Wood Brooks, experte de la psychologie de la conversation à Harvard. Et son approche m’a particulièrement marquée. Elle a développé une grille très simple pour mieux communiquer: la méthode TALK. Quatre repères à mettre en pratique au quotidien.
T pour Topic : Prenez le temps de choisir des sujets qui nourrissent la relation. Avant une réunion ou un 1:1, demandez-vous: de quoi cette personne aimerait-elle parler (dossier clé, fierté, enjeu perso important)? Prendre quelques instants pour poser une intention et ouvrir la conversation sur ce qui compte pour l’autre peut changer complètement la dynamique.
A pour Asking : Poser des questions est un des meilleurs moyens de créer du lien. Surtout des questions de suivi. Plutôt que de parler en continu, entraînez-vous à demander: « Qu’est-ce qui est le plus difficile pour toi en ce moment? » ou « Dis-m’en un peu plus, qu’est-ce qui te préoccupe là-dedans? ».
L pour Levity (légèreté) : La légèreté est un puissant antidote au stress. Un moment pour rire, partager une anecdote ou nommer une petite victoire suffit souvent à détendre l’atmosphère et rapprocher l’équipe. Par exemple, un court tour de table « meilleur moment de la semaine » en début de rencontre peut vraiment créer un moment fort pour l’équipe en entier.
K pour Kindness : La bienveillance, c’est faire en sorte que l’autre se sente respecté et entendu. Reformulez avant de répondre. « Si je comprends bien, tu te sens… » Ou « Je vois pourquoi tu réagis comme ça… ». Ce réflexe renforce la confiance et permet d’aborder plus sereinement même les sujets difficiles.
Prendre le pouls de l’équipe pour mieux avancer
La qualité de nos relations repose sur une chose: la qualité de nos conversations. Ainsi, un mois de conversations bâclées peut abîmer une relation d’équipe autant qu’un gros conflit ouvert. À l’inverse, quelques échanges plus conscients, mieux préparés, peuvent réparer beaucoup de choses. Et redonner de la confiance, surtout dans les périodes de grande intensité.
C’est exactement là que la formation Travailler en équipe avec Insights prend tout son sens. Dans cette formation, j’accompagne les équipes – par des ateliers, du coaching et des mises en situation concrètes. On y clarifie les profils de chacun, on repère les déclencheurs. Et on met des mots sur les différences pour mieux adapter sa communication et ses pratiques de leadership aux besoins réels des personnes. Parce que, lorsque l’on connaît vraiment son équipe, il devient beaucoup plus simple d’ajuster nos méthodes de communication, de désamorcer les tensions et de créer un environnement propice à la performance et à l’innovation.