L’importance de la communication et de la clarté pour un maximum d’efficacité en entreprise. Récemment, je vous ai parlé de la communication. Et de son importance pour l’équipe. Et cette semaine, je souhaite explorer une facette importante de la communication : la clarté. Parce qu’on m’en parle constamment et que je sais à quel point elle peut faire une différence au quotidien.
En communication, la clarté peut être définie comme étant le moment ou les informations sont transmises de manière précise. Que les zones d’ombre sont éliminées au maximum. Et que nous avons tous les outils en main pour avancer le plus sereinement possible. Lorsque nous arrivons à l’atteindre, cette précision, nos relations, nos communications, notre performance en sont bonifiées. Sans parler de l’économie de temps et d’énergie que nous faisons. Concrètement, la clarté se vit partout. Dans les attentes, les directives, les objectifs, les résultats attendus, les délais.. partout.
L’hétérogénéité : une barrière à la clarté
Facile en théorie. Mais les choses se corsent sur le terrain. Car, une équipe est rarement homogène. Nous avons tous des méthodes de communication et des façons de faire qui nous sont propres. Des manières de comprendre les choses qui sont souvent différentes. À ceci s’ajoutent les nombreuses empreintes laissées par notre vécu : notre éducation, notre bagage culturel, notre expérience personnelle et professionnelle… Ce qui veut donc dire que ce qui est clair pour moi ne l’est pas nécessairement pour les autres et vice versa.
D’ailleurs, sur le terrain, je constate que cette diversité de point de vue et fonctionnement est souvent vécue difficilement par les leaders. D’autant plus, que pour certains leaders, il leur est difficile de communiquer clairement leurs attentes et les objectifs, puisqu’ils ne connaissent pas, eux-mêmes, ce qui est attendu d’eux. Finalement, c’est comme demander à un chef d’orchestre de savoir comment harmoniser l’ensemble des instruments et le jeu des musiciens sans entraînement. Il est donc primordial, malgré tout, de communiquer clairement ses attentes et de prendre le temps de connaître les membres de son équipe pour savoir ce qui pourrait leur poser problème, quelles méthodes de communication pourraient rendre les choses plus claires pour eux et ainsi, éliminer au maximum toute forme d’ambiguïté.
C’est d’ailleurs pour cette raison que j’encourage toujours les gestionnaires et leaders à faire le test des couleurs d’Insights avec leur équipe. C’est un outil incroyable pour mieux se connaître et optimiser la communication ainsi que la cohésion au sein de l’équipe. Pour créer plus d’harmonie ensemble. Par exemple, les personnalités à prédominance rouge, des leaders d’actions, ont souvent du mal à communiquer clairement leurs attentes ou à formuler des instructions claires. Tout est clair dans leur tête et ils ont parfois du mal à mettre en mots cette clarté.
La clarté et la maturité émotionnelle
Fournir de la clarté pour un maximum d’efficacité n’est possible qu’avec une bonne maturité émotionnelle. Car c’est cette dernière qui nous permet d’être à l’écoute, d’anticiper ce qui pourrait poser problème à l’autre ou de gérer les situations où les zones d’ombres sont nombreuses. La développer s’avère essentiel pour créer une communication optimale où règne la clarté. Le but? Créer une relation qui repose sur la confiance entre vous et les membres de votre équipe. Une condition sine qua non à une communication claire visant une efficacité optimale dans l’équipe.
Ainsi, on pourrait dire que le développement de sa maturité émotionnelle est un tremplin important pour réussir sa communication avec les autres. Appréhender les émotions de l’autre et les comprendre permet d’adapter la façon que l’on s’exprime et injecter les émotions nécessaires pour passer son message plus clairement. Et avec les nouvelles organisations des équipes (en entreprise, hybride, télétravail), cette gestion des émotions et l’appréhension de la manière que ce message sera perçu par l’autre sont encore plus essentielles afin d’éviter les malentendus. Concrètement, être à l’écoute de l’autre, permet de communiquer plus clairement. Par exemple, une équipe dont la personnalité prédominante est verte, accorde beaucoup d’importance à la qualité. Aussi, chacun a besoin de validation quant à la qualité de son travail et du travail de l’équipe. C’est à travers cette information claire, que chacun pourra se réaliser et gagner en efficacité.
Les nouveaux modes d’organisation du travail doivent nous amener à revoir nos méthodes
Communication et clarté : un bénéfice pour l’entreprise
Et les problèmes de communication ont un coût pour l’équipe et l’entreprise. Pensez à toute l’énergie gaspillée à cause de manque de précisions au niveau de ce qui doit être accompli, du temps/budget/ressources disponibles, des méthodes et de la vision à adopter. Et pourtant ces informations sont essentielles. Car tout flou engendre perte de temps, d’énergie et, souvent, malentendus, frustrations et conflits.
Ainsi, plus on communique clairement les informations avec nos collègues et notre équipe, plus on est clair sur nos besoins et nos attentes. Mais surtout, que l’on s’assure que les informations ont été comprises, plus les autres seront réellement autonomes et pourront faire avancer les projets. Et nous le savons, cette autonomie est au top des demandes des employés, et des attentes des employeurs. Concrètement, pourquoi ne pas faire un exercice visant à définir les besoins spécifiques des uns et des autres pour gagner en efficacité?
Ainsi, « lorsque les employés sont plus autonomes : le niveau de satisfaction augmente et le niveau de stress diminue; la loyauté envers l’entreprise augmente et le taux de roulement diminue; la performance et la productivité augmentent. » (CPA Québec). Un beau cocktail de réussite pour tout le monde!
Comment accroître la clarté dans ses communications
Alors quels gestes peut-on poser dès aujourd’hui pour accroître la clarté de ses communications pour un maximum d’efficacité en entreprise? En voici quelques-uns :
- Prenez en compte la personne avec qui vous communiquez. Ses forces, ses besoins, les éléments déclencheurs de stress, ses modes de communication préférés.
- Sachez organiser vos idées : avant de commencer à parler ou à écrire, organisez vos pensées. Ayez un message clair en tête et voyez s’il est aussi clair sur papier.
- Faites preuve d’authenticité. L’authenticité est certes parfois intimidante, mais elle est très recherchée par votre équipe. Lorsque vous êtes vous-même, sans fard, le message sera toujours mieux reçu.
- Utilisez un langage simple et soyez concis : évitez le jargon et le vocabulaire complexe. Privilégiez plutôt un langage simple et direct.
- Demandez un retour : essentiel, on le sait pour tout projet d’entreprise, il l’est tout autant pour votre leadership. Assurez-vous que votre équipe a compris votre message afin de dissiper toute confusion.
- Pratiquez l’écoute active : lors d’une conversation, écoutez activement votre interlocuteur. Et soyez attentif au ton et à la communication non verbale. Pour vous. Et pour votre interlocuteur.
- Adaptez votre style de communication : puisque les préférences en matière de communication varient d’une personne à l’autre, il faut savoir adapter les méthodes utilisées.
- Évaluez l’impact de votre ADN comportemental sur votre entourage et vice-versa.
Et, surtout, n’oubliez pas qu’une communication claire est un processus continu qui mérite d’être constamment amélioré. Surtout alors que les équipes changent et les besoins évoluent continuellement.
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On le sait, une équipe qui sait communiquer est plus efficace et vit moins de conflits. Ainsi, avant que les choses ne tournent pas rond, agissez ! Découvrez votre ADN comportemental individuel et collectif dans l’équipe avec ma formation Travailler en équipe avec Insights. Et, évaluez son impact sur les communications plus précises, l’efficacité, la performance, la motivation et la cohésion de l’équipe. Engagez-vous à faire de votre équipe une équipe qui est tissée serrée et a à cœur sa réussite et celle de l’entreprise.
