Après deux années passées loin l’un de l’autre, on peut dire que la communication en a pris pour son rhume. Déjà que communiquer efficacement n’était pas toujours évident… Mais avec l’isolement forcé que la COVID nous a imposé combiné au virtuel, fort est de constater que nos communications se sont un peu rouillées à différents niveaux.
Les 4 problèmes de communication les plus fréquents
Oui, nos réalités sont toutes différentes. Et pourtant, il existe des problèmes de communication fréquents. Ainsi, alors que chaque problème de communication présente des complexités qui doivent être décortiquées individuellement afin d’être adéquatement dénouées reste qu’il y a certaines grandes tangentes universelles. Voici les 4 problèmes de communication les plus fréquents :
- Un manque de transparence : les employés veulent savoir. Ne pas fournir toutes les informations, volontairement ou involontairement, mine la confiance et le moral des troupes. Ce qui, indéniablement, mine l’engagement et donc la performance. Ainsi, plus il y a de transparence, plus le climat de travail sera positif.
- Un surplus ou un manque d’informations : trop d’informations et l’interlocuteur risquent de ne pas retenir le cœur du message. Pas assez d’informations et il risque de combler le manque avec ses propres perceptions. Dans les deux cas, les informations sont déformées. La rétroaction peut s’avérer un bon outil pour s’assurer que le message a bien été compris.
- Le manque d’écoute : combien de personnes sentent que leur interlocuteur les entend, mais ne les écoute pas vraiment? L’écoute est un muscle qui gagne à être développé.
- Manquer de clarté et ne pas respecter ses engagements : pas facile de transformer ses pensées et le résultat attendu en mots. Pas facile non plus de formuler des messages clairs. Certains y arrivent mieux que d’autres. De même, faire des promesses que l’on ne tient pas érode la confiance, la motivation et l’engagement.
Les causes des problèmes de communication
Nous sommes tous très différents. Prenons pour exemple votre ADN comportemental, ou si vous le préférez, votre personnalité. D’ailleurs, lorsque je fais passer le test de couleurs Insights aux équipes de mes clients, ils constatent le large spectre de personnalités qui forment leur équipe. Ainsi, alors que la diversité représente bien évidemment une force pour une équipe, elle peut causer quelques frictions. Par exemple, si quelqu’un a tendance à être expéditif lorsqu’il est stressé, il peut facilement brusquer quelqu’un qui a besoin d’empathie et d’écoute bienveillante pour performer à son niveau optimal. Cependant, lorsqu’on prend le temps de comprendre les mécanismes de chacun, ceci aide à éviter toute escalade.
D’autres barrières à la bonne communication sont indéniablement les barrières physiques et linguistiques. La première, nous l’avons vécue de plein fouet pendant la pandémie. Le travail à distance, qui empêche d’avoir un contact visuel. Ce qui, pour plusieurs, a rendu plus difficile le décodage de la communication non verbale à laquelle ils étaient habitués pour interpréter un message. Pour ce qui est de la linguistique, nous avons juste à penser à notre éducation et notre bagage culturel pour comprendre comment ceux-ci peuvent teinter nos relations.
Des solutions qui fonctionnent
La communication est, et restera, quelque chose sur lequel nous devrons toujours travailler. Toutefois, voici des solutions qui fonctionnent et qui valent la peine de mettre en pratique.
- Tournez votre langue 4 fois avant de parler !
Respirez un bon coup et réfléchissez à ce que vous souhaitez dire. Par exemple, lorsque vous rédigez un courriel ou un texto, choisissez bien vos mots. Si vous êtes sous pression, évitez toute charge émotive ou qui pourrait être perçue comme telle. Assurez-vous de la clarté de votre message et qu’il ne laisse pas place à l’interprétation. - Mettez-vous dans les souliers de l’autre
Prenez en compte votre interlocuteur. Mettez-vous dans ses souliers et essayez de répondre à son (ses) besoin(s). Par exemple, si je m’adresse à une personne très cartésienne, je vais lui fournir les détails dont elle a besoin. Au contraire, si je m’adresse à une personne stimulée par l’action, je lui offre une information brève et concise. - Choisissez le bon canal de communication
Choisissez l’outil de communication le plus propice pour le message que vous souhaitez transmettre. Un courriel peut être idéal pour faire un suivi ou envoyer des informations claires, directes et peu complexes. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’informations plus sensibles, nuancées et qui pourraient être mal interprétées, elles devraient être discutées en personne. Par exemple, un problème de comportement, une erreur ou une mauvaise interprétation d’une situation.
Et n’hésitez pas à demander un avis extérieur. La diversité cognitive est certes une grande richesse, mais elle peut parfois donner lieu à des situations complexes. Et avec le nombre de dossiers que nous devons gérer quotidiennement, la gestion humaine peut parfois sembler être un défi. D’où l’importance de s’outiller pour savoir communiquer efficacement et ainsi, simplifier le tout.
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