Les 4 problèmes de communication les plus courants et des solutions efficaces pour y remédier

Les 4 problèmes de communication les plus courants en entreprise

Évidemment, il y presque autant de sortes de problèmes de communication qu’il y a de personnes sur la terre. Car, chaque personne, dans un conflit, vient avec son bagage personnel, sa personnalité et ses biais liés à son expérience et son éducation. Ainsi, chaque problème de communication présente des complexités qui doivent être décortiquées individuellement afin d’être adéquatement dénouées. Cependant, il y a quand même de grandes tangentes universelles. Voici les 4 problèmes de communication les plus courants en entreprise :

1. Le manque de transparence : existe-t-il quelque chose de pire que de ne pas savoir? Le manque d’informations mine rapidement la confiance et le moral des troupes. Ce qui, indéniablement, mine l’engagement et la L’employé, à la recherche d’information, cherche. Souvent aux mauvais endroits, la source d’information n’est pas bonne, ce qui envenime la situation. Il n’en fallait pas plus pour que la machine à rumeur et à doute s’emballe, et c’est parti!
2. Un surplus d’informations : ne dit-on pas que trop c’est comme pas assez? Emballé et dans un élan de vouloir bien faire, certains fournissent trop d’informations. L’interlocuteur risque d’avoir du mal à comprendre ou pire, à se désengager ou se désintéresser des messages reçus. Prenez l’exemple d’un directeur, très cartésien, qui envoie de l’information très détaillée à une équipe affairée à éteindre des feux. À la recherche de l’essentiel, que font-ils? Que ressentent-ils? Plus encore, à l’ère du numérique, la surcharge d’informations représente encore plus un défi. L’excès d’informations peut submerger les membres de l’équipe et les empêcher de se concentrer sur les messages essentiels, ce qui peut les amener à passer à côté de détails importants.
3. Le manque d’écoute : combien de personnes se sentent vraiment écoutées par leur interlocuteur? Être entièrement présent à l’autre n’est pas si simple… et pourtant. L’écoute, la vraie, est un muscle qui gagne à être développé. Vous est-il arrivé de prendre votre courage à deux mains, espérer en avoir une troisième, afin d’exposer un problème. Et, une fois tout votre problème enfin exposé, vous devez repartir avec votre petit malheur avec ce sentiment de n’avoir pas été entendu? Vous vous êtes senti comment? En confiance? Heureux d’être heureux?
4. Le manque de clarté : il s’agit peut-être du problème de communication le plus important. Car, les messages qui manquent de clarté ou qui sont trop vagues peuvent donner lieu à des interprétations erronées ou créer un décalage par rapport aux attentes. De même, faire des promesses que l’on ne tient pas érode la confiance, la motivation et l’engagement. Si vous demandiez à vos employés d’expliquer clairement leur rôle et ce qui est attendu d’eux, leur réponse vous épaterait-elle?

 

La source des 4 problèmes de communication les plus courants

Nous sommes tous très différents. Prenons pour exemple votre ADN comportemental, ou si vous le préférez, votre personnalité. D’ailleurs, lorsque je fais passer le test de couleurs Insights aux équipes de mes clients, ils constatent le large spectre de personnalités qui forment leur équipe. Ainsi, alors que la diversité représente bien évidemment une force et une grande richesse pour toute équipe, elle peut causer quelques frictions. Par exemple, si quelqu’un a tendance à être expéditif lorsqu’il est stressé, il peut facilement brusquer quelqu’un qui a besoin d’empathie et d’écoute bienveillante pour performer à son niveau optimal. Cependant, lorsqu’on prend le temps de comprendre les mécanismes de chacun, ceci aide vraiment à éviter certains pièges.

D’autres barrières à la bonne communication sont indéniablement les barrières physiques et linguistiques. Dans le premier cas, nous n’avons qu’à penser au travail à distance. Nous essayons de l’apprivoiser depuis quelques années et force est de constater que les contacts visuels, mine de rien, nous permettent souvent d’appréhender correctement les messages de nos interlocuteurs. Mais puisque le travail à distance n’est pas prêt de disparaître, il est maintenant important de repenser nos façons de faire. Et, plus que jamais, il devient essentiel de porter encore plus attention à la clarté de nos messages pour pallier à ceci. Pour ce qui est de la linguistique, nous avons juste à penser à notre éducation et notre bagage culturel pour comprendre comment ceux-ci peuvent teinter nos relations. Mais à toutes ces barrières, il y a, fort heureusement, des solutions.

Des solutions pour remédier aux 4 problèmes de communication les plus courants

Peu importe l’époque, la communication est, et restera, quelque chose sur laquelle nous devrons continuellement travailler. Alors, voici des solutions efficaces pour remédier, une bonne fois pour toutes, à vos problèmes de communication.

1. Se déposer avant d’agir : Respirer lentement et se déposer avant d’agir peut faire toute la différence! Par exemple, lorsque vous rédigez un courriel ou un texto, choisissez bien vos mots. Plus encore, les athlètes les plus performants choisissent le moment opportun pour agir. Si vous êtes sous pression, si vous vous sentez attaquez, évitez de répondre du tac au tac ou sous l’effet d’une émotion, telle la frustration ou la colère.
2. Faire preuve d’empathie : Mettez-vous dans les souliers de l’autre. Faites preuve d’empathie à son égard. Attention, il ne s’agit pas ici de prendre le (les) singe(s) de votre interlocuteur, mais plutôt de l’aider, vraiment. De lui apporter votre soutien. Essayez de comprendre et de répondre à son (ses) besoin(s). Par exemple, si je m’adresse à une personne soucieuse du détail, je vais lui fournir l’information pertinente dont elle a besoin. Au contraire, si je m’adresse à une personne stimulée par l’action, je lui offre une information brève et concise.
3. Choisir le bon canal de communication : Choisissez l’outil de communication le plus propice pour le message que vous souhaitez transmettre. Un courriel peut être idéal pour faire un suivi ou envoyer des informations claires, directes et peu complexes. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’informations plus sensibles, nuancées et qui pourraient être mal interprétées, elles devraient être discutées en personne. Pensons à un problème de comportement, une erreur ou une mauvaise interprétation d’une situation par exemple.
4. Éviter de coller des étiquettes : Je vous l’accorde, voici une solution pas toujours facile à mettre en pratique. Celle d’éviter de coller une étiquette ou, si vous le préférez, de porter un jugement. Cet employé ne prend aucune initiative. Il n’a pas le sens de l’urgence. Il ne prend pas de notes. Mon équipe n’est pas en mesure de prendre de nouvelles responsabilités. N’est pas assez mature… Toutes ces étiquettes ne servent à rien! Repartir sur un canevas tout blanc, voici ce que je vous propose. Benjamin Zhander, chef d’orchestre philharmonique de Boston, explique dans son livre L’univers de la possibilité, qu’il fut un temps où il avait la conviction de n’avoir que les pires musiciens. Un jour, il a lancé un défi à sa nouvelle mouture. « J’accorde un A à chacun de vous à la fin du semestre ». Les étudiants, sur le coup ravis, ont eu une semaine pour expliquer pourquoi ils mériteraient ce A. Les résultats en ont renversé plus d’un.

Il faut parfois du courage pour demander de l’aide. Mais hésiter à demander de l’aide ou, pire encore, attendre, risque de faire plus mal. Les problèmes de communication, c’est comme une boule de neige. Ils commencent petits et très vite, ils prennent des proportions démesurées. La bonne nouvelle, c’est qu’à travers eux, vous avez l’opportunité d’apprendre et de grandir comme leader, et comme équipe.