Comment fournir la bonne rétroaction aux membres de votre équipe? Une question qui revient sans cesse. Deux mots clés à retenir et à maîtriser : objectifs et rétroaction. Le premier sert de phare pour que l’équipe rame dans le même sens. Il répond à deux questions viscérales pour les employés : On va où? et Qu’est-ce qui est attendu de moi? La rétroaction agit telle une carte pour vérifier que la route prise soit la meilleure. Encore mieux, elle se veut un levier de motivation et de mobilisation par excellence. Mais voilà. Nombreux sont les employés en attente d’objectifs et de rétroaction clairs et stimulants. Et, pire encore, trop nombreux sont les gestionnaires qui ne savent pas ou ne prennent pas le temps de communiquer des objectifs clairs et une rétroaction porteuse et constructive.
Et pourtant, ce que la rétroaction donne de plus précieux est la réflexivité, soit la capacité de se remettre en question. Car sans elle, nous reproduirions toujours les mêmes actions, réaliserions les tâches de la même manière et n’arriverions pas à améliorer nos pratiques. Résultat? L’équipe plafonnerait rapidement et n’arriverait plus à dépasser son seuil de performance. Ou, comme l’expliquent les auteurs de l’article Votre équipe est-elle capable d’adopter une approche réflexive?: « Les équipes qui n’ont pas cette capacité sont constamment en mode réaction, à la manière d’une équipe sportive qui ne prendrait jamais de moments pour analyser son jeu et ses modes de fonctionnement. Cette dernière serait portée à s’entraîner uniquement plus fort, en gaspillant inutilement ses énergies, et ce, malgré le sentiment positif que procure le fait d’être continuellement en mouvement. » (Revue Gestion)
La rétroaction : trouver le juste équilibre
Voici deux défis à la rétroaction, et que je constate sur le terrain. Le premier repose sur la manière que l’on donne la rétroaction. En termes simples, votre rétroaction motive ou démotive vos employés? En donnez-vous trop, ou pas assez? Est-elle plus porteuse et constructive? Doit-elle être donnée individuellement ou en groupe? Si certains gestionnaires (et employés) préfèrent la base individuelle, d’autres préfèrent recevoir une rétroaction en groupe.
D’où l’importance pour le gestionnaire d’être à l’écoute et bien connaître ses collaborateurs pour trouver le juste équilibre… et la bonne fréquence. Une astuce pour vous aider, demandez à vos collaborateurs de vous parler des meilleures façons de leur communiquer de la rétroaction. Ou encore, de partager avec vous la plus belle forme de rétroaction qu’ils ont reçue à ce jour.
Si la rétroaction individuelle vise le développement de l’employé, celle offerte en groupe vise le développement de l’équipe. La bonne nouvelle? Trouver le juste équilibre entre le trop ou le pas assez, la rétroaction individuelle ou en groupe, s’apprend!
Bien sûr, la rétroaction, principalement individuelle, pourrait nuire à la synergie de l’équipe. En revanche, si la rétroaction se donne majoritairement en groupe, ceci peut mener à une certaine forme de détachement, voire de déresponsabilisation, de la part des membres de l’équipe. Ainsi, certains pourraient arriver à ne pas se sentir visés par les recommandations. Ce qui pourrait, ultimement, nuire à leur développement professionnel. En bref, la manière que vous donnez de la rétroaction dépend du but même de cette rétroaction.
Le deuxième défi à la rétroaction, on ne s’en sort pas, est lié au leader; à sa personnalité, son agilité émotionnelle et son approche. Nombreux sont les gestionnaires à démontrer une tendance vers l’agréabilité sociale. Qui se définit comme étant l’envie de paraître agréable, positif et empathique aux yeux d’un groupe ou d’une personne. D’autres, dans une quête d’authenticité et de transparence, communiquent sans détour. Le degré d’agréabilité varie d’une personne à une autre.
Conséquence pour la rétroaction? Ceux dont le degré d’agréabilité est plus élevé ont tendance à diluer leurs messages (à tourner autour du pot) et vont passer à côté de l’objectif même de la rétroaction. Par conséquent, la rétroaction tombe à plat et ne donnera pas les résultats escomptés. Et, ceux dont l’agréabilité sociale est très basse risquent de démotiver. D’où l’importance de vous observer et de corriger le tir dans le but d’offrir la bonne rétroaction à vos employés et à votre équipe.
La rétroaction : quelques règles à suivre
Ainsi, comment faire en sorte que la rétroaction soit porteuse et constructive? Plus encore, qu’elle permette aux membres de l’équipe de s’améliorer sans compromettre leur motivation, leur engagement, leur mobilisation ou leur moral. Voici quelques principes clés à suivre pour vous y aider :
1. Soyez constructif : adoptez un ton positif et encourageant lors de la rétroaction. Ceci aidera à maintenir la motivation de l’employé. Le but est d’informer et de permettre à l’employé ou à l’équipe de grandir, d’apprendre, de s’élever. Commencez par le positif puis terminez avec les points à améliorer ou par les suggestions de comportements ou stratégies à adopter. Pourquoi? Cette approche évite de diluer votre message et permet de s’assurer que votre message soit bien reçu.
2. Basez-vous sur des faits: pour que l’exercice soit utile, il doit être basé sur des observations concrètes et des exemples spécifiques. Ceci empêchera que votre tendance à l’agréabilité sociale soit un frein au message que vous souhaitez communiquer. Ainsi, gardez en tête qu’à la fin de la rencontre, chaque personne doit être en mesure de répondre aux questions suivantes : « où dois-je me rendre? », « quels sont mes objectifs? » et « comment puis-je y parvenir? ». La rencontre doit être comme un mode d’emploi clair, validé par les deux parties, pour les prochaines étapes. Sans ça, l’exercice tombera à plat.
3. Essayez le feedforward : ce mot est un jeu de mots sur le mot feedback ou rétroaction en anglais. Selon ce concept, qui est inspiré sur la pratique des coachs sportifs, le gestionnaire ne se concentre pas sur ce qui n’a pas fonctionné, mais met plutôt l’accent sur les actions à mettre en place à l’avenir pour que les choses aillent mieux. Ainsi, la rétroaction devient comme un exercice de visualisation. Et, permettez à l’employé ou à l’équipe de participer à la conversation, de s’impliquer. Pour cela, le gestionnaire se doit d’être à l’écoute et de bien connaître ses collaborateurs.
4. Faites de cette rencontre un moment d’échange : avec la vitesse à laquelle les choses vont, les moments où vous pouvez prendre le vrai pouls de vos collaborateurs et de votre équipe se font parfois rares. Ainsi, faites de cette conversation, un moment d’échange et encouragez vos employés à poser des questions, à partager leurs perspectives et à discuter des points abordés. Cela vous permet de vous assurer que vos messages soient bien compris, de comprendre la perspective de votre équipe et donc de renforcer l’engagement au sein de l’équipe.
5. Ne négligez pas le suivi : si vous ne voulez pas que cette rencontre soit simplement une formalité administrative, il est important de faire le suivi des progrès de chaque personne et de fournir du soutien. Cela peut inclure, au besoin, des sessions de coaching, des formations ou simplement des suivis ou encouragements réguliers. Ce qui compte c’est que votre équipe se sente soutenue par vous. Ceci leur donnera d’autant plus envie de s’impliquer et de faire les changements nécessaires.
Comment maximiser les bénéfices de la rétroaction?
Chacun réagit différemment face à la rétroaction. Ce qui peut grandement ajouter à l’appréhension que certains gestionnaires ressentent face à cet exercice. C’est donc pour cette raison que des outils tels que le profil Insights ou un profil portant sur l’intelligence et l’agilité émotionnelle peuvent vous fournir des feuilles de route intéressantes. D’abord, pour mieux vous connaître. Mais aussi, pour vous aider à mieux maîtriser la rétroaction et anticiper les réactions de chaque membre de l’équipe. Et ultimement, permettre à tout le monde de mieux vivre l’expérience. Aussi, pour illustrer mon propos, voici un court portrait de chaque profil de personnalité Insights afin que vous puissiez mieux comprendre leurs modes de fonctionnement.
Tout d’abord, prenons les personnalités rouges. Ces personnes sont orientées vers les résultats. Elles sont donc plus enclines à aimer les rétroactions directes qui mènent à des actions concrètes à mettre en place. Prenons l’exemple du gestionnaire rouge qui s’adresse à une équipe verte. Le choix des mots, les intonations et les objectifs doivent s’adapter à cette équipe sans quoi la rétroaction risque de tomber à plat. En termes simples, le rouge est stimulé par les résultats et une approche directe, pas les verts. L’approche du rouge peut être déconcertante. En passant, j’entends de nombreux rouges me parler d’imputabilité, de changements, d’autonomie et de responsabilisation, des mots qui ne sont pas sexy (accrocheurs) pour les employés.
Les personnes au profil jaune, quant à elles, apprécient généralement les interactions sociales et la reconnaissance de leurs efforts. Optimistes, ces derniers apprécient une rétroaction positive et motivante. Prenons l’exemple du gestionnaire jaune qui s’adresse à une équipe rouge, verte et bleue. L’optimisme débordant du jaune peut déstabiliser l’équipe qui se demande si le gestionnaire est sensible à leur réalité. Eux qui s’attendent à de la clarté quant aux résultats attendus. Doser son optimisme de manière à influencer positivement peut faire toute la différence. Dans les faits, les jaunes ont besoin de s’exprimer. Aussi, il est important de leur accorder un temps de parole afin qu’ils soient capables d’exprimer, entre autres, leurs émotions. Ce qui peut déstabiliser un gestionnaire rouge ou bleu.
En revanche, les personnalités bleues sont réputées pour leur côté analytique, cartésien, logique et méticuleux. Ainsi, ils seront enclins à offrir une rétroaction précise et basée sur des faits concrets. Prenons l’exemple du gestionnaire bleu qui offre de la rétroaction à un jaune. Ce dernier aura besoin de se sentir appuyé par son gestionnaire; d’une petite tape dans le dos et d’encouragements. Il aura peut-être besoin de ventiler, de parler de tout et de rien et de pouvoir s’exprimer. Pour un gestionnaire qui offre de la rétroaction à un bleu, sachez que les bleus ont besoin de poser des questions pour comprendre. Offrez-leur la possibilité de le faire. Et, laissez-leur le temps et l’espace dont ils ont besoin pour réfléchir.
Les personnes au profil vert privilégient des relations harmonieuses. Loyaux et minutieux, les verts sont souvent les grands oubliés de la rétroaction. Et pourtant, ils ont besoin de validation et de valorisation pour gagner en efficacité. Prenons l’exemple du gestionnaire vert qui s’adresse à un employé rouge. Ce dernier confronte son gestionnaire, lui pose des questions qui déstabilisent le gestionnaire, remet en question ses décisions et ses façons de faire. Le gestionnaire arrivera-t-il à offrir une rétroaction porteuse et constructive à cet employé? L’inverse est aussi vrai, prenons l’employé vert qui s’adresse à un gestionnaire très rouge. L’employé se sentira-t-il écouté? Sentira-t-il qu’il a toute la clarté dont il a besoin pour remplir son rôle et faciliter l’atteinte de ses objectifs?
Enfin, rappelez-vous que la rétroaction sert autant au développement individuel que collectif. Et, elle n’est pas une option, mais un must. Nous n’avons pas parlé des objectifs, cela fera un très bon sujet pour un article à venir. Car la CLARTÉ d’un objectif peut faire toute la différence.
Prêt.e à faire le saut ?
Besoin de soutien pour y voir plus clair et savoir comment offrir une rétroaction porteuse et constructive à vos employés et votre équipe? Mes formations Travailler en équipe avec Insights et Intelligence émotionnelle et leadership pourraient s’avérer LA solution pour vous. Apprenez à mieux vous connaître, afin d’enrichir vos communications et la cohésion d’équipe. Engagez-vous à faire de votre équipe une équipe qui est tissée serrée et a à cœur sa réussite et celle de l’entreprise.
